[A-Z] Cách Soạn Thảo Văn Bản Chuẩn Trên Word Cho Người Mới

Dân văn phòng thường xuyên phải làm việc với giấy tờ do đó, việc soạn thảo văn bản là kĩ năng tối quan trọng mà ai cũng cần biết. Nhưng hiện nay, số người nắm được cách soạn thảo văn bản theo đúng quy chuẩn và hình thức chưa nhiều. Xuất phát từ việc này, khiến chúng tôi rất muốn được chia sẻ đến bạn cách soạn thảo văn bản chính xác nhất mà bạn có thể tích lũy qua bài viết dưới đây.

Soạn thảo một văn bản tưởng chừng như rất đơn giản khi bạn chỉ cần mở một phần mềm soạn thảo bất kì nào đó ra, rồi sau đó nhập kí tự thông qua bàn phím. Nhưng đây mới chỉ đáp ứng được yêu cầu về nội dung, còn về mặt hình thức thì chưa chắc đảm bảo. Một văn bản hoàn chỉnh phải được cấu thành từ rất nhiều yếu tố trong đó tất cả những kĩ thuật soạn thảo quan trọng và cơ bản để bạn xử lý văn bản sẽ được chia sẻ ngay sau đây.

Những công cụ nào dùng để soạn thảo văn bản thông dụng nhất hiện nay?

Chúng ta biết tới nhiều nhất công cụ Microsoft Word là trình chuyên soạn thảo văn bản, ứng dụng này nằm trong bộ Office của Microsoft mà hầu hết các máy tính đều cài đặt. Ngoài ra, hiện nay cũng có rất nhiều phần mềm soạn thảo trực tuyến như Google Docs, Word Online cho phép người dùng tạo văn bản ngay trên mạng Internet.

Chính vì đa số mọi người đều có khả năng tiếp cận với công cụ Word dễ dàng và nhanh nhất vậy nên, trong khuôn khổ nội dung này, chúng tôi sẽ tập trung giới thiệu chi tiết cách soạn thảo văn bản trên công cụ Microsoft Word cho những người mới bắt đầu làm quen với công việc này.

Phần mềm hỗ trợ gõ dấu Tiếng Việt Unikey

Để gõ Tiếng Việt trên các phần mềm soạn thảo văn bản, bạn phải cần tới sự hỗ trợ từ phần mềm Unikey. Hãy cài đặt công cụ này, thiết lập bảng mã Unicode và kiểu gõ Telex.

Chọn bảng mã Unicode vì nó rất ít khi bị lỗi font chữ. .

Các bước thực hiện soạn thảo văn bản trên Word cơ bản

Thay đổi đơn vị đo lường thành Centimeters

Việc chuyển đổi sẽ diễn ra như sau:

Vào File

Chọn Options => Chọn Advanced

Tại mục Display đổi Inches thành Centimeters (cm).

Tạo định dạng ban đầu cho trang văn bản

– Thiết lập các thông số vể khổ giấy, lề giấy, hướng trang in, bằng cách vào tab Layout => chọn Page Setup.

– Trong hộp thoại Page Setup, vào tab Margins chứa các thông tin về trang in: lề, hướng giấy (ngang/dọc),…

Quy định về lề đối với khổ giấy A4

  • Lề trên: cách mép trên từ 20 – 25 mm;
  • Lề dưới: cách mép dưới từ 20 – 25 mm;
  • Lề trái: cách mép trái từ 30 – 35 mm;
  • Lề phải: cách mép phải từ 15 – 20 mm.

– Tab Paper: chọn khổ giấy phù hợp (A5/A4…)

– Tab Layout: đặt khoảng cách cho header và footer tính từ lề của trang giấy.

Chọn Font chữ

Font chữ quyết định phần lớn đến hình thức của cả văn bản, do đó lựa chọn Font chữ phù hợp là điều bạn phải rất lưu tâm. Hiện nay đang sử dụng kiểu chữ chuẩn là Times new Roman và cỡ chữ 13 hoặc 14.

Tại Tab Home trên thanh Ribbons, bạn chú ý tới vùng Font chữ được khoanh vùng màu đỏ dưới đây, nhấn vào đó để chọn font thích hợp.

Nhập nội dung văn bản và định dạng chi tiết văn bản

Sau những bước thiết lập ở trên, bạn hãy nhập nội dung đã chuẩn bị vào. Đối với những kí tự đặc biệt trong văn bản mà bạn muốn làm nổi bật, khi này hãy thực hiện các lệnh định dạng sau đây:

– Giãn dòng: nhấn Ctrl + A để bôi đen toàn bộ văn bản => chọn biểu tượng giãn cách dòng như trong hình và chọn Line Spacing Options. Mục Line Spacing, chọn giãn cách dòng là 1,5

– Điều chỉnh khoảng cách đoạn: nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + A để chọn toàn bộ văn bản. Click chuột phải, chọn Paragraph hoặc Layout (Page Layout) => Paragraph => chọn mũi tên phía dưới góc phải.

Trong hộp thoại Paragraph có các mục quan trọng như sau:

  • Alignment: căn lề văn bản (căn trái, phải, giữa hoặc đều 2 bên)
  • Outline level: tạo level cho văn bản dùng để tạo mục lục tự động. Nên để là Body Text.
  • Indentation: Thụt lề đầu dòng đoạn văn bản.
  • Spacing: Xác định khoảng cách giữa các đoạn văn bản.
  • Line Spacing: Xác định khoảng cách giữa các dòng trong cùng đoạn văn.

Sau khi theo dõi hướng dẫn cách soạn thảo văn bản trên Word mà zalopc.com vừa cung cấp, chắc chắn bạn đã nắm rõ thứ tự các bước thực hiện và tạo được một văn bàn chuyên nghiệp cả về hình thức lẫn nội dung. Nếu chưa rõ bất kì khúc nào, bạn hãy đặt câu hỏi ở phía dưới này để được hỗ trợ nhé.

Chúc bạn thành công.